10月1日起实施！事关儿童档案管理！

儿童档案是保障儿童福利机构收留抚养儿童合法权益的重要依据，是儿童福利机构开展“精准化管理 精细化服务”工作的重要基础。由江西省民政厅提出，南昌市社会福利院制定的《儿童福利机构儿童档案管理规范》（DB36/T 2141-2025）（以下简称管理规范），经江西省市场监督管理局正式发布，2025年10月1日起实施。

《管理规范》从基本原则、档案管理部门与场所、档案分类、档案收集、档案归档、档案利用、档案移交、档案统计、档案信息化、监督考核等13个方面，强调儿童福利机构儿童档案规范管理的内容。

《管理规范》遵循儿童档案“一人一档，真实完整、隐私保护、动态管理、利用便捷”原则，确保儿童档案的真实性、完整性、准确性和可追溯性，根据儿童进入机构时的类别进行档案分类，以代码标识，按类管理。

《管理规范》明确了入院、在院、离院全流程归档内容，建立了养育、医疗、康复、教育、收养等全周期的工作表格，并要求统一编码，每名儿童档案独立成卷，音像、电子文件与对应纸质材料一并归档，儿童转机构时档案同步移交，全面、完整、客观地记录儿童在福利机构的生活和成长情况。

儿童福利机构儿童档案管理规范

DB36/T 2141—2025

1 范围

本文件规定了儿童福利机构儿童档案管理的术语和定义、基本原则、档案管理部门与场所、档案分类、档案收集、档案归档、档案利用、档案移交、档案统计、档案信息化和监督考核。

本文件适用于儿童福利机构儿童档案管理工作。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 1 档案工作基本术语

DA/T 13 档号编制规则

DA/T 31 纸质档案数字化规范

DA/T 46 文书类电子文件元数据方案

DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求

DA/T 50 数码照片归档与管理规范

DA/T 62 录音录像档案数字化规范

DA/T 78 录音录像档案管理规范

MZ/T 167 儿童福利机构社会工作服务规范

MZ/T 194 儿童福利机构标准体系建设指南

DB36/T 2087 儿童福利机构入院离院管理规范

3 术语和定义

DA/T 1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1 儿童福利机构 child welfare institution

民政部门设立的，主要收留抚养由民政部门担任监护人的未满18周岁儿童的机构，包括按照事业单位法人登记的儿童福利院、设有儿童部的社会福利院等。

[来源：MZ/T 194-2022，3.1]

3.2 儿童福利机构儿童档案 child archives for child welfare institution

儿童福利机构在收留抚养儿童过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

4 基本原则

4.1 一人一档

应建立并完善儿童档案管理制度，对儿童档案实行一人一档，归档儿童进入机构时、在机构期间、离开机构时三个阶段形成的有保存价值的材料，形成儿童全生命周期成长档案。同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

4.2 真实完整

档案应真实、准确地反映事实，图文清晰，不得隐瞒、伪造或篡改档案内容。应保持完整，不得遗失、破坏或随意删除档案材料。应针对可能发生的突发事件和自然灾害等制定应急预案，限制和克服不利于档案信息安全和载体安全的因素，保障档案安全。

4.3 隐私保护

在收集和使用儿童档案时应履行法律法规规定的儿童个人信息保护义务，尊重儿童的人格尊严，保护儿童的隐私权和个人信息。

4.4 动态管理

定期进行儿童档案的收集、整理、归档，对儿童的有关信息做到随时掌握、及时更新。

4.5 利用便捷

应按照一定的顺序进行分类、整理和存放档案，便于检索和利用。应严格执行保密制度，调阅、复印儿童档案时应做好记录。

5 档案管理部门与场所

5.1 应设置专门的儿童档案管理部门，集中管理儿童档案，并定期对本机构涉及儿童的相关业务部门档案工作进行业务指导、监督检查及归档管理。

5.2 应配备专（兼）职档案管理人员，定期开展档案管理业务培训。档案管理人员应具备档案管理专业技术的基本知识和能力，其职责应包括但不限于以下内容：

a）档案的接收、整理、数字化、保管、保密、利用、统计、移交等；

b）定期对库存档案进行清点和安全检查，处置化解风险。

5.3 应设置儿童档案专用工作用房，配置必要的设施设备，电子档案备份载体需存放于防磁柜，并定期对设备进行保养和维护。

5.4 档案存放场所应保持清洁卫生，温度14℃～24℃，相对湿度45％～60％，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件。

6 档案分类

应依据儿童进入机构时的儿童类别将档案分成五类，用A、B、C、D、E作为类别代码：

——A类：无法查明父母或者其他监护人的儿童；

——B类：父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

——C类：父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

——D类：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童；

——E类：其他儿童，含法律规定应当由民政部门担任监护人的其他儿童、需要集中供养的未满18周岁的特困人员、未成年人救助保护机构或县（市、区）民政部门委托代养的儿童、解除收养等儿童。

7 档案收集

7.1 进入机构时

7.1.1 共性材料

儿童进入机构时，应归档保存包括但不限于：

a）《儿童入院登记审批表》包含姓名、性别、出生日期、照片、健康状况及民政部门审批意见（参见附录A.1、A.2）；

b）儿童健康信息记录，包含《儿童入院健康检查表》（参见附录A.3）、门诊病历、出院记录等；

c）适龄儿童心理健康类评估材料。

7.1.2 个性材料

7.1.2.1 A类儿童应归档保存包括但不限于：

a）由公安机关移送的被遗弃儿童，应归档保存：公安机关出具的经相关程序确认查找不到父母或其他监护人的《捡拾弃婴（儿）报案证明》（参见附录A.4）；公安部门介绍信；警官证复印件；福利机构发布的寻亲公告；与公安部门签订的《疑似弃婴（儿）临时代养协议》；公安机关出具的DNA信息比对结果；

b）由公安机关直接移送的打拐解救儿童，应归档保存：公安机关出具的《打拐解救儿童临时照料通知书》；《暂时未查找到生父母或者其他监护人的证明》；12个月后，公安出具的《查找不到生父母或其他监护人证明》（相关证明材料按照DB36/T 2087的规定执行）；福利机构发布的寻亲公告；公安机关出具的DNA信息比对结果；

c）由未成年人救助保护机构移送的流浪乞讨儿童，应归档保存：未成年人救助保护机构发布的寻亲公告；与未成年人保护机构签订的《流浪儿童临时代养协议》；公安机关出具的DNA信息比对结果；其他与儿童有关的材料。

7.1.2.2 B类儿童应归档保存：儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母死亡证明、宣告失踪的判决书及没有其他人可以担任监护人的情况报告；与儿童户籍所在地县（市、区）级民政部门签订的《代养及委托监护协议书》等。

7.1.2.3 C类儿童应归档保存：儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母没有监护能力及没有其他人可以担任监护人的情况报告；《代养及委托监护协议书》；已认定为事实无人抚养儿童的，提交相关认定材料等。

7.1.2.4 D类儿童应归档保存：人民法院生效判决书；《关于对未成年人进行监护的函》（参见附录A.5）；儿童身份证明材料等。

7.1.2.5 E类儿童应归档保存包括但不限于：

a）未满18周岁的特困人员，应归档保存：身份证明材料；民政部门审批意见；《代养及委托监护协议书》；

b）法律规定应当由民政部门担任监护人的其他儿童，应归档保存：儿童身份认定材料；民政部门审批意见；《代养及委托监护协议书》；

c）未成年人救助保护机构或县（市、区）民政部门委托代养的儿童，应归档保存：儿童身份证明材料；民政部门审批意见；《代养及委托监护协议书》；

d）解除收养的儿童，应归档保存：解除关系收养证明；原始档案；入院登记表。

7.2 在机构期间

儿童在机构生活期间，应归档保存包括但不限于：

a）基本档案：户口本（复印件）、残疾证（复印件）、中华人民共和国社会保障卡（复印件）；

b）养育档案：

1）集中养育、类家庭养育：包括儿童成长记录、成长报告等；

2）家庭寄养：包括寄养家庭基本信息表、家庭寄养协议、儿童福利机构走访记录、寄养解除协议等；

c）医疗档案（参见附录B.1、B.2）：包括门诊病历、入院手续、住院各项检查报告、出院记录、日常体检记录、预防接种记录等；

d）康复档案（参见附录B.3、B.4）：包括儿童康复基本信息表、XX年度评估及训练计划、康复训练记录、康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等；

e）教育档案（参见附录B.5、B.6）：包括教育基本信息表、教育评估报告、学习记录、个案服务面谈记录、获奖证明、年度学习成绩单等；

f）社会工作档案：包括儿童服务计划表、儿童安置评估记录表、季度跟进服务记录表、心理服务记录等，应符合MZ/T 167的要求；

g）收养工作档案：收养申请登记表（参见附录B.7）、收养家庭基本信息表（参见附录B.8）、融合期间委托监护协议、收养评估报告、收养登记证（复印件）、儿童离院确认书、民政部门离院意见等。

7.3 离开机构时

7.3.1 儿童父母或者其他监护人出现的、儿童父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的、儿童父母或者其他监护人恢复监护人资格的，应归档保存包括但不限于：

a）公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书，儿童确属于走失、被盗抢或者被拐骗的结案证明；

b）人民法院撤销宣告失踪或者宣告死亡的判决书、人民法院恢复监护人资格的判决书；

c）儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格人的情况报告；

d）父母、其他监护人或者其他依法具有监护资格人提交的户口簿、居民身份证复印件等证明身份的材料、亲子鉴定报告；

e）儿童离院确认书（参见附录C.1）；

f）民政部门离院意见（参见附录C.2）。

7.3.2 儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议期满或者被解除的，应归档保存：福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议或者解除委托协议的相关材料。

7.3.3 对于年满18周岁的成年离院孤儿，应归档保存：儿童离院确认书等。

7.3.4 死亡的儿童，应归档保存包括但不限于：

a）负责救治或者调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推断）书》或者由公安司法部门出具的死亡证明；

b）儿童福利机构向所属民政部门及其他相关民政部门提交的情况报告；

c）火化证明；

d）注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同；

e）户口注销相关材料。

7.4 特殊载体材料

7.4.1 实物材料

归档保存范围包括但不限于：

a）儿童进入机构时随身携带能够标识其身份及具有纪念意义的物品等；

b）单位或个人捐赠给儿童具有保存价值的纪念品等。

7.4.2 音像材料

归档保存范围包括但不限于：

a）儿童进入机构时随身携带的、难以保存的物品照片；

b）涉及儿童重要活动的照片、音视频等。

7.4.3 电子文件

归档保存范围包括全国儿童福利信息系统形成的电子文件、纸质档案的数字化副本等。

8 档案归档

8.1 档案编码

应依据全宗号、档案门类代码、类别、姓名（居民身份证号）、年度、卷号6个部分进行档案编码，每个部分之间用短横线“-”连接，编码样例见图1。

示例：某儿童福利机构（假设其档案全宗号为DA01），为A类儿童（儿童姓名：李XX，身份证号：360103202401010001），儿童档案的档号应编为：DA01-ZY·ET-A-李XX（360103202401010001）-2024-001。

8.2 归档顺序

8.2.1 每个儿童的档案组成一卷，卷内按照进入机构时、在机构期间、离开机构时3个阶段进行排列，在机构阶段内的材料先按养育、医疗、教育、康复、社会工作服务等分类，分类后按主次关系和收集的时间顺序排列（参见附录D.1～D.5）。

8.2.2 档案整理应遵守以下要求：

a）一份文件材料超过一页的，宜使用档案专用胶、线装等对纸张无害的方式进行装订；

b）每份文件应使用蓝黑墨水中性笔、钢笔填写或直接打印，上方空白处加盖档号章，材料需盖章和签字的应齐全完整；

c）编制卷内文件目录和备考表，卷内文件目录放置在卷内文件之首，备考表放置盒底；

d）逐项填写档案盒封面和盒脊项目，按件整理、按卷管理；

e）逐卷编制案卷目录并加装封面。

8.2.3 音像、电子文件等特殊载体材料，应与对应的纸质文件材料一并归档。电子照片档案的归档应符合DA/T 50的要求；录音（LY•ET）、录像（LX•ET）档案的归档应符合DA/T 62、DA/T 78的要求。

8.2.4 儿童进入机构时随身携带的能够标识其身份和有纪念意义的实物材料（SW•ET）可单独存放，遵循“一物一件、按件整理”的原则。

8.2.5 在备考表上（参见附录E）对本卷档案进行备考，包括本卷情况说明、立卷人、检查人、时间等。

8.2.6 各类相关档案之间可互置参见号。

8.3 电子文件归档

8.3.1 应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档的方式，按照DA/T 46的要求完成电子文件及其元数据的归档。

8.3.2 电子文件归档格式应符合GB/T 18894、DA/T 47的相关要求，能支持向同级国家综合档案馆长期保存格式转换。纸质档案数字化的要求应符合DA/T 31的要求。

8.3.3 电子档案应与纸质档案同步进行收集整理，档号编制符合DA/T 13的要求，并保持电子文件与纸质载体之间的有机联系。

8.4 保管期限

儿童档案保管期限为永久。

9 档案利用

9.1 下列情形在办理登记手续后，可利用档案：

a）儿童档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可利用儿童档案；

b）儿童成年后持身份证件，可利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或者能够反映监护关系的证明材料，可利用被监护儿童的档案；上述当事人因故不能到场的，可以出具授权委托书委托他人办理，委托书应经公证机关公证；

c）人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可利用案件相关的儿童档案；

d）律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可利用与承办法律事务有关的儿童档案；

e) 其他单位和个人确因工作需要申请查阅儿童档案的，儿童档案保管部门确认其使用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以查阅。

9.2 应要求利用儿童档案的单位和个人当场查阅、摘抄、复印（复制）儿童档案，不应对儿童档案进行拍照、涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁，并承诺不可擅自公开儿童档案内容。

9.3 档案管理人员应遵守保密的相关法律法规，无关人员不应随意浏览档案柜或翻阅档案资料，不应在非必要工作之余透露档案内容和档案机密，不应携带任何档案外出。

9.4 应对利用后归还的儿童档案进行清点核对。对档案摘抄件或复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”或“业务档案复印（复制）件”的印鉴。

10 档案移交

10.1 儿童转入其他福利机构时，儿童档案应一并移交，应检查相关档案是否齐全、匹配、规范，填写移交清单。原福利机构应将移交清单归档。

10.2 应按照相关要求向同级国家档案管理部门移交儿童档案，并附《档案利用须知》。

10.3 电子档案的移交应符合GB/T 18894 的相关要求。

11 档案统计

11.1 宜建立儿童档案工作统计台账，统计儿童档案接收、移交、整理、抢救、清理、保管的数量等内容。

11.2 统计内容应与指标保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。统计数字应准确无误。

11.3 档案应进行定期或不定期检查，注意查看永久保存的档案，发现破损、字迹模糊应及时加以修补和复印。

12 档案信息化

12.1 应加强儿童档案信息化工作，按照国家档案信息化要求，开展传统载体业务档案数字化工作，将电子档案管理纳入机构信息化建设规划。

12.2 应建立电子档案管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理的职责与分工。

12.3 宜使用国家相关信息平台，有条件的可自行建立电子档案信息管理系统（包括电子档案目录和全文数据库），并强化与国家信息平台、单位内部业务系统的数据交换共享。

13 监督考核

13.1 应接受儿童档案业务管理部门的监督和考核。

13.2 应对档案监督考核过程中发现的问题，及时查找原因，并制定方案，持续改进。

来源：江西民政微信公众号  仅供参考学习，版权归原作者所有，最终以出版物为准。